くちばしコンサルティング

人事や経営を学べるブログ。中小企業診断士・人事コンサルタント山本遼が書いています。

「業務削減をやろうとして上司に相談したら反対された」ときに取るべき戦略

皆さんが業務を削減したいと思って、上司とか周りの人に「この業務をやめたいと思う」と相談すると、反対してくる人は必ず居ます。

それは何故起こるのかについて考えます。

 

人間は得るより失うことを嫌がる生き物

人間の心理的な性質として「何かを無くすと言われたら、その業務にしがみつき出す」というものがあります。「確かにその資料はあんまり誰も見ていないかも知れないけど、たまに見ることもあるかも知れないし」とか。小さな小さなメリットも気になるんですよね。これは行動経済学でも立証されている理論(プロスペクト理論やサンクコスト効果)であったりします。失うことは怖いんです。だから、何か業務をやめようとすると反対されます。

 

では、どうやって伝えるべきか?

じゃあ、結局働き方改革ってムリなの? と思われるかも知れませんが、「失うことは怖い」ということを活用してください。

「この業務をやることで、やらないことに比べて○万円コストが掛かっています。」
「この業務をやることで、その代わりに出来ていたはずの××業務から得られるメリットが失われています。」

 と言ったような伝え方をするわけです。

「この業務をやめる」というと、「この業務を失う」と思われますが、「この業務をやると~~~を失う」と言うと、やらないことがスタート地点に変わるわけです。「何を失うか」を伝えるイメージですね。

 

業務削減 山本遼流のグレーゾーン技

これは僕の必殺技ですが、「念のため作れって言ってるけど、誰も読んでいないだろう」と思った資料については、一応資料を作るもののローカルPCに保存しておいて、誰にも提出しない。 3ヶ月誰も気付かなかったら止める。 というのがあります。

要求されたら提出すればいいんですね。うっかりっぽく言えば良いんですよね

「あ、ローカルで作業しちゃってました。すみません。今共有します」とか

「メール送るの忘れてましたーすみませーん」とか。

 

上司の方が正しいこともあることは留意しておいてください

あと、最後に心に刻んでおくべきことは、「上司の方が正しい」ことも多いと言うことです。皆さんの目線から見て「要らんだろ」と思うものも、上司の(より高い)目線では実は必要だったりすることもあります。

それを無理矢理止めてしまうと、全体の業務に支障が出ると言うことですね。

 

 

今日のまとめ

「何が得られるかじゃなく、何を失うか」で説得する

こっそり止めてしまうのも一考

上司が正しかったら受入れましょう