くちばしコンサルティング

人事や経営を学べるブログ。中小企業診断士・人事コンサルタント山本遼が書いています。

「現場管理職が締切を守ってくれない」とお悩みの人事担当者へ

人事の皆さん、やっと新卒採用の受入とか、昇給作業とか賞与の支払いとか終わって一段落と言ったところだと思います。本当にお疲れ様です。しばらくは落ち着きますよね。

人事の業務って大変ですよね。人が絡むんで、こっちの想定している締切通りに動けなかったりしますもんね。

特に目標管理制度を導入している会社では、いつまでたっても目標を登録してくれなかったりして、

「現場管理職、目標いつになったら登録するんだよ!新年度始まってもう4ヶ月目だぞ!納期管理意識どうなってんの!?客先にも同じこと言えんの???」

とか思っていることだと思うんです。

僕は企業の人事で働いている頃、まんま口に出してましたけど、出来れば心の中にとどめておくのが良いと思います。揉めるから。

ということで、今日は人事が依頼するアンケートや目標管理の登録の進捗について。


登録率のグラフはだいたい2パターン


だいたいのアンケートや目標管理の登録の進捗は2パターンほどに分かれます。まったくMECEではありませんが、これ以外の形をあんまり見かけません。

 

1.最初に山が来て、踊り場に入って、最後にもう一山くるやつ

こういう形を描きます。

f:id:ryo_yamamoto:20180709184059p:plain

webアンケートとか数分で済むレベルのものに見られます。だいたい2-3日で30%ぐらいまでは行きますが、そこからはほぼ伸びなくなります。そして締切直前にほんのちょっと上がる。

数分で済むんやから、その場ですぐやったらええやん・・・。覚えておく方が大変ちゃうん・・・。とか思いますけど、どうしても先送りする人は居ますね。

 

2.締切直前にがっと伸びるやつ

こういう形を描くやつです。

f:id:ryo_yamamoto:20180709184145p:plain


目標管理の登録みたいに、義務づけられていて、かつ対応に時間がかかるものに見られます。締切直前に物凄く伸びます。グラフをみてもらったら判るとおり、締切を超えてからも数日間延びます。


4/1頃に「目標管理の登録開始しています。締切は4/30」とかいうメールを送ったら29日ぐらいから伸び始めるイメージです。

 


それぞれの対策

我々人事の仕事は「いやあ、従業員が動いてくれないんスわ」とは経営者には言えませんね。「動くようにするんがお前らの仕事ちゃうんか」って言われるので。かつ、スケジュール通りにアウトプットをださなければならない。


なので、パターン毎に対策をしておく必要があるわけです。

 

1.最初に山が来て、踊り場に入って、最後にもう一山くるやつ


実は割と簡単で、これ系の奴はリマインドを送ると登録率が上がります。
だいたいこんなイメージで推移します。

f:id:ryo_yamamoto:20180709190006p:plain

 

※青の印がリマインド送付時期

 

送れば送るほど登録率があがるので楽しくなりますが、あんまりしつこすぎるとうっとうしがられるのでタイミングは要注意です。
だいたい3日で踊り場に入ることを考えると、3日~1週間おきぐらいに送るのが理想的です。

また、徐々に効果が衰えていきます。最初は初日で30%まで伸びていても、リマインドでは20%、次のリマインドでは10%・・・となってしまいます。

+α

メールの宛名を「各位」とかじゃなくて、「●●様」みたいに記名にしてしまうと更に上がります。システムで対応できたりしますよね。wordで差し込み印刷でやってもいいかもしれません。 

 


2.締切直前にがっと伸びるやつ

これもリマインドを送るにつきるんですが、これについては対応するのに時間が掛かる性質上、リマインドを送ったからと行ってすぐに登録率が上がるということはありません。


ただ、締切2週間前とか1週間前とかに「目標管理の締切が1週間後になっていますので、念のためご連絡します」みたいなメールをリマインドとして送ると、最後に来る山を早く・大きくすることができます。

具体的には以下のようなイメージ。

f:id:ryo_yamamoto:20180709184552p:plain

※一番薄い線が何も行なわなかったときの状態。

※青の印がリマインド送付時期。

 

即効性はありませんが、仕込みをしておくと後からリターンが大きくなるわけです。締切に間に合わせるように1週間前に思い出させておくということですね。

 

+α

締切後に督促メールを送る場合は上司をCCに入れておくとかすると更に登録率が上がります。(同時に人事に対するヘイト感情も高まりますが)

 

 

というわけで、今回は登録率を高めるための運用ノウハウについて書いてみました。皆さんの業務が少しでも円滑になればと祈っています!

 

中小企業診断士・人事コンサルタント 山本遼